‘Verplichting om informatie te delen vaak nog onbekend’
May Pastoors en Lenemieke Goossens werken beiden als onderzoeker bij de inspectie. Om hun werk goed en onafhankelijk te kunnen doen, is het belangrijk dat zij toegang hebben tot alle relevante informatie. De Belastingdienst, Toeslagen en Douane zijn verplicht die informatie aan te leveren. Maar die organisaties hebben daar vaak wel nog veel tijd voor nodig.
Welke informatie hebben jullie nodig in jullie werk?
Lenemieke: “Wat je precies nodig hebt, weet je eigenlijk pas als je met het onderzoek bezig bent. Het kan bijvoorbeeld om brieven aan burgers gaan, maar ook om werkinstructies, gespreksverslagen of complete dossiers. Met dit soort informatie kunnen we onderzoek doen naar knelpunten of risico’s in de werkwijze van de organisatie. En wat hier eventueel aan verbeterd kan worden. Naast schriftelijke informatie komen we ook veel te weten door medewerkers van de uitvoeringsorganisaties te interviewen.”
May: “Het is vastgelegd dat de organisaties alle informatie moeten aanleveren die wij nodig hebben voor ons onderzoek. Voor sommige onderzoeken mogen we zelfs informatie bekijken waarvoor fiscale geheimhouding geldt. Bijvoorbeeld bij het onderzoek naar vroegsignalering waar we nu mee bezig zijn. Uiteraard houden we ons daarbij aan alle eisen rond vertrouwelijkheid en privacy.”
Het is vastgelegd dat de organisaties alle informatie moeten aanleveren die wij nodig hebben voor ons onderzoek.
Hoe gaan jullie hierbij te werk?
Lenemieke: “In ons onderzoek naar vroegsignalering kijken we naar problemen die burgers en zzp’ers met belastingen hebben. En wat de Belastingdienst doet om deze problemen tijdig te herkennen en hulp te bieden. Bij dit onderzoek gebruiken we onder andere rechterlijke uitspraken en casussen van het Stella-team, een speciale afdeling van de Belastingdienst voor ingewikkelde problemen. We werken hierbij met steekproeven. De dossiers die daar uitkomen roepen vaak vragen op. Of maken duidelijk dat we ook andere informatie nodig hebben. Dan gaan we de organisatie in om op te halen wat we nodig hebben.”
May: “Om daarbij onze weg te vinden hebben we bij alle dienstonderdelen nu een vast contactpersoon. Die verwijst ons naar afdelingen of mensen die ons verder kunnen helpen. Maar het zijn grote organisaties, dus het blijft vaak een uitdaging om snel de juiste informatie of persoon te vinden.”
Werken de uitvoeringsdiensten goed mee?
May: “Als we de juiste medewerkers eenmaal spreken, zijn ze over het algemeen graag bereid om te vertellen. Het helpt dat wij ook echt nieuwsgierig zijn. We willen horen wat zij denken waar het in de organisatie beter kan. En tot aanbevelingen komen waar ze zelf hun voordeel mee kunnen doen.”
Lenemieke: “Helaas duurt het soms wel lang voordat we die juiste persoon kunnen spreken. Of dat we hun werkdocumenten mogen inzien. We merken vooral dat medewerkers van de diensten voorzichtig zijn. Daarbij speelt ook dat we een nieuwe inspectie zijn en nog relatief onbekend. Ook de hiërarchie helpt niet mee. Bij twijfel, willen medewerkers eerst toestemming van hun meerdere. Om ons werk goed te kunnen doen is het belangrijk dat we medewerkers direct en zonder toestemming kunnen spreken. Daarbij moeten die leidinggevenden uiteraard wel op de hoogte zijn van ons onderzoek. Daar zorgen we dan ook voor.”
Wat zou er beter kunnen aan de informatieverstrekking?
Lenemieke: “We hopen in de toekomst sneller onze weg te kunnen vinden. Omdat veel processen geautomatiseerd zijn, is het soms heel moeilijk dingen terug te vinden. Daar hebben we medewerkers voor nodig, en die gaan vaak over kleine stukjes van het geheel. Daarom moeten we in de breedte beter bekend worden én duidelijk maken dat het delen van informatie met ons verplicht is.”
May: “We hebben daarbij een gedeelde verantwoordelijkheid. Vanuit de inspectie lichten we elk onderzoeksvoorstel zelf toe in de directie van de betreffende organisatie. En op afdelingen waar ze ons nog niet kennen, komen we onszelf graag voorstellen. Maar de diensten kunnen ons ook helpen. Het zou bijvoorbeeld mooi zijn als zij ervoor zorgen dat we per onderwerp of onderzoek een contactpersoon krijgen. Zodat we makkelijker en sneller onze informatie krijgen.”